IBM Connections Engagement Center

O engajamento e colaboração entre pessoas de uma organização é uma das práticas mais importantes hoje e o Connections Engagement Center pode ajudar nessa tarefa, através de criação de página customizáveis e personalizadas levando a informação correta e necessária para cada pessoa da sua organização. Veja o video abaixo sobre o IBM Connection Engagement Center.

Automação

No geral as soluções de compartilhamento e sincronização fazem exatamente isso, sem explorar outras possibilidades, nesse ponto a BOX começa a se diferenciar dos concorrentes. Uma das funções, que é bem interessante, dentro da solução chama-se Automation. O objetivo dessa funcionalidade é a possibilidade de criar workflows baseados em ações feitas dentro de uma pasta no BOX.

Automation

Para acessar a funcionalidade de automação, o usuário precisa ter alguns privilégios de segurança específicos, ou pode solicitar ao administrador a criação da regra. Todas as regras de automação são acessadas pela console de administração do BOX.

 

Figura 01 - Acesso as regras de automação

 A criação das regras é bem simples, não precisa de nenhum conhecimento técnico. A primeira opção é selecionar se você vai trabalhar com Arquivos ou Tarefas.

Tarefas: Quando você está trabalhando com arquivos dentro do BOX, é possível atribuir tarefas de revisão para um determinado usuário, por exemplo, você cria ou faz um upload de um arquivo para uma pasta e precisa que outro usuário revise esse arquivo, então pode-se adicionar uma tarefa solicitando essa revisão.

Figura 02 - Selecionando o tipo de ação a ser verificada (Arquivo ou Tarefa)

Se você trabalhar com arquivos, são 3 ações disponíveis para criar uma automação, quando um arquivo é carregado (upload), quando um arquivo é movido ou quando um arquivo é copiado. Para tarefa, existe somente uma ação, quando a tarefa for concluída.

Figura 03 - Opções de verificação com Arquivos

O terceiro ponto é selecionar a pasta que será verificada, ou seja, as ações que acontecerem nessa pasta serão verificadas e tratadas de acordo com a regra da automação. Por fim, você seleciona o que deverá ser feito, por exemplo, quando um arquivo for carregado você pode criar uma tarefa de verificação ou aprovação para um determinado usuário, ou quando uma tarefa for concluída, você pode mover o arquivo de uma pasta para outra.

Você pode colocar mais de uma verificação em uma regra de automação, criando assim um workflow.

Como disse no começo do post, os usuários precisam ter direitos específicos para criar regras de automação e pensando nisso, a IBM e a BOX estão desenvolvendo o BOX Relay, que será lançado nos próximos meses e trará a possibilidade de criação de workflows por qualquer usuário que tenha uma conta de BOX. Sobre essa nova funcionalidade, falo um pouco mais para frente.

Recebendo arquivos

Quem já se deparou com uma situação onde necessitava receber um arquivo e não tinha como receber? Muitos já devem ter pensando, "posso receber por e-mail", mas em muitas empresas existe um limite de tamanho de mensagem recebida. Outros pensaram, "fácil vou criar uma conta em uma ferramenta free e recebo a informação", nesse caso ou o site é bloqueado ou você está abrindo um brecha de segurança. Criatividade não falta, o ponto é saber o tamanho do problema que esta criatividade pode criar.

A BOX veio justamente para ajudar essas empresas e seus colaboradores com o compartilhamento de arquivos com o mundo interno e externo. Em outro post eu já havia comentado um pouco, sobre segurança no compartilhamento de arquivos e nesse vou mostrar um pouco mas como podemos usar o BOX.

Quando você cria uma pasta no BOX, já pode convidar os usuários que irão compartilhar arquivos nesse espaço e definir o direito de cada um deles.

Figura 01 - Criação de uma pasta no BOX

Com a pasta criada, você pode convidar mais pessoas à participar ou até mesmo mudar o direito de acesso com dois cliques.

Figura 02 - Pasta criada e a alteração dos direitos de um usuário

Outras configurações que você pode colocar em uma pasta são formas de acesso e como a pasta irá receber informações dos usuários, veja a imagem abaixo:

Figura 03 - Como os usuários irão colaborar em uma pasta

Se você deseja mandar o link da pasta para os usuários, também pode evitar que esse seja repassado para outras pessoas. Outro recurso interessante é o de Marca d'Água, onde o BOX coloca uma camada sobre o documento informação o e-mail ou IP de onde o documento foi acessado e a data/hora, isso não altera o documento original, mas evita que usuários, por exemplo, tire uma foto e envie para outra pessoa uma informação confidencial.

Figura 04 - Configuração do link e Marca d'água

As ultimas configurações que temos para a pasta, é a possibilidade de receber os arquivos por e-mail, onde o BOX cria um endereço de e-mail para a pasta. Excluir a pasta ou remover os colaboradores em uma determinada data também é possível, e finalmente as configurações de notificação.

Figura 05 - Configurações de carregamento, automação e notificação

Como você pode ver, a quantidade de configurações que você pode fazer para uma pasta é grande e isso acaba também alavancando diferentes casos de uso para os usuários, onde não é só possível criar uma pasta para trabalhar com outras pessoas, mas também definir funções específicas para criar um processo de negocio.

No próximo post, vou falar sobre automação para depois juntar essas peças e montar um caso de negocio real.

Sincronizando arquivos

Como já comentei antes, a Box é uma solução em nuvem para armazenamento e compartilhamento de arquivos de forma segura. Outro ponto que também comentei foi com relação ao espaço de armazenamento que é ilimitado, isso mesmo ilimitado!

Com isso, colocar meus arquivos na solução foi quase como uma obrigação, pois poderia acessar de forma rápida e fácil e não necessariamente do meu computador. Para fazer essa mudança no meu dia-a-dia, comecei a usar o Box Sync, uma solução disponibilizada pela Box justamente para que os usuário possam enviar seus arquivos locais à solução na nuvem de uma maneira muito rápida, com um simples CTRL+C e CTRL+V.

Figura 01 - Box Sync, pode sincronizar seus arquivos com diversos dispositivos

Depois de instalar o aplicativo no meu computador, foi realmente um trabalho de copiar e colar ou mover os arquivos para dentro da pasta do Box Sync e pronto, meus arquivos estavam sendo enviados para a Box.

Com arquivos sincronizados, você também pode decidir quais ficarão armazenados ou sincronizados localmente. No início, quando fiz meu primeiro sincronismo, deixei todos os arquivos tanto no meu disco local quanto na nuvem, hoje já diminuí bastante a quantidade de arquivos que tenho local, deixando somente os que realmente necessito para meu dia-a-dia.

Preocupação com o famoso ataque WannaCry? Eu não tive. Vale a pena conhecer um pouco mais sobre a solução Box onde você poderá gerenciar de forma segura seus arquivos na nuvem.

Veja abaixo um video que demonstra a utilização do Box Sync.

IBM Connections Engagement Center

Ontem a IBM anunciou a aquisição da solução XCC da TimeToAct. Esse novo passo para o IBM Connections irá trazer a possibilidade de trabalhar de formas diferentes com uma rede social corporativa, onde os usuários terão mais flexibilidade de criar páginas, expondo informações importantes à empresa e fazendo integrações com sistemas legados.

Deste ponto em diante o nome da ferramenta muda de XCC para IBM Connections Engagement Center, o que retrata melhor suas capacidades. Abaixo você pode ver como aplicar o IBM Connections Engagement Center em uma empresa.

Figura 01 - Casos de Uso com o IBM Connections Engagement Center

Uma das grandes vantagens do IBM Connections Engagement Center é a facilidade de uso, tanto para os usuários de TI como para os usuários da linha de negócio que não conhecem nada, ou muito pouco, de tecnologia. Comparando com outras soluções, é possível fazer uma intranet social em duas semanas, contra três meses em outras soluções.

Veja aqui um exemplo de uma intranet construída com IBM Connections Engagement Center (antigo XCC) e IBM Connections.

Nossa pasta compartilhada!!!

Quem nunca utilizou uma pasta compartilhada em sua empresa? Essa era uma forma muito simples e comum para criar um repositório onde todos poderiam trocar arquivos sem a necessidade de enviar por e-mail. Resolvia? Em muitos casos sim, mas sempre ficava um gostinho de um pouco mais.

Hoje existem empresas que ainda usam as famosas pastas para compartilhadas, mas com as facilidade da internet, utilizar uma ferramenta com um pouco mais de funcionalidade acaba sendo fácil para qualquer usuário e ao mesmo tempo não seguro para as empresas.

Para criar um ambiente seguro de compartilhamento de arquivos, as empresas podem selecionar uma solução dentre uma montanha disponível no mercado. Nesse ponto a BOX vem tentando se diferenciar de outras ferramentas através de funcionalidades pensadas para suportar os mais diversos requisitos.

Uma das primeiras diferenças da BOX é o espaço disponível para usuários, qualquer plano que você selecione para sua empresa dá direito de armazenamento ilimitado, ou seja, não preciso comprar um plano de 1Tera, por exemplo, e necessitar comprar mais espaço quando necessário.

Outro ponto importante é a segurança no compartilhamento de arquivos, você pode optar por até 7 níveis de segurança para compartilhar informações.

Figura 01 - Níveis de permissão para compartilhamento de arquivos na BOX

Compartilhar arquivos com pessoas internas à empresa e externas, é uma tarefa muito simples e segura. Os usuários e administradores tem flexibilidade para garantir que as informações não sejam compartilhadas com pessoas erradas.

Utilizar dispositivo móvel é uma necessidade hoje? OK, existem aplicações da BOX disponíveis para iOS, Android e Blackberry.

Figura 02 - BOX para iPhone, maneira fácil de acessar seus arquivos

Ainda pensa em usar pasta compartilha para troca de arquivos? A BOX pode ajudar a trazer uma nova forma de trabalho com arquivos para você e sua empresa.

BOX?!?!

A Box é uma empresa não muita conhecida no mercado Latino Americano, a empresa foi constituída nos Estados Unidos com o objetivo de criar uma ferramenta em nuvem para armazenamento e compartilhamento de arquivos.

O objetivo inicial era atender consumidores finais e empresas, mas com o tempo a empresa começou uma transformação para ter como principal público as empresas. Isso ocorreu depois de uma pesquisa realizada, onde perguntaram como as empresas organizavam e compartilhavam seus arquivos, e disso saiu o mapa abaixo. Acho que você já deve ter visto essa imagem na sua empresa.

Figura 01 - Organização de arquivos dentro da maioria das empresas

Com essa visão, a Box mudou sua estratégia para se transformar em uma ferramenta para centralizar todo o gerenciamento de arquivos, saindo da figura acima, para essa abaixo.

Figura 02 - Visão da Box para organização de arquivos

Para conseguir atender as necessidades das empresas e uma capilaridade grande de integrações, foram realizado investimentos em segurança e integrações com as mais diversas aplicações de mercado. Para você ter uma ideia, mais de 200 aplicações móveis são integradas nativamente com a Box.

Com mais de 71 mil clientes pelo mundo e com reconhecimento pelos principais institutos de pesquisa, é uma ferramenta que você deve avaliar quando pensar em compartilhamento e gerenciamento de arquivos em sua empresa.