Automação

No geral as soluções de compartilhamento e sincronização fazem exatamente isso, sem explorar outras possibilidades, nesse ponto a BOX começa a se diferenciar dos concorrentes. Uma das funções, que é bem interessante, dentro da solução chama-se Automation. O objetivo dessa funcionalidade é a possibilidade de criar workflows baseados em ações feitas dentro de uma pasta no BOX.

Automation

Para acessar a funcionalidade de automação, o usuário precisa ter alguns privilégios de segurança específicos, ou pode solicitar ao administrador a criação da regra. Todas as regras de automação são acessadas pela console de administração do BOX.

 

Figura 01 - Acesso as regras de automação

 A criação das regras é bem simples, não precisa de nenhum conhecimento técnico. A primeira opção é selecionar se você vai trabalhar com Arquivos ou Tarefas.

Tarefas: Quando você está trabalhando com arquivos dentro do BOX, é possível atribuir tarefas de revisão para um determinado usuário, por exemplo, você cria ou faz um upload de um arquivo para uma pasta e precisa que outro usuário revise esse arquivo, então pode-se adicionar uma tarefa solicitando essa revisão.

Figura 02 - Selecionando o tipo de ação a ser verificada (Arquivo ou Tarefa)

Se você trabalhar com arquivos, são 3 ações disponíveis para criar uma automação, quando um arquivo é carregado (upload), quando um arquivo é movido ou quando um arquivo é copiado. Para tarefa, existe somente uma ação, quando a tarefa for concluída.

Figura 03 - Opções de verificação com Arquivos

O terceiro ponto é selecionar a pasta que será verificada, ou seja, as ações que acontecerem nessa pasta serão verificadas e tratadas de acordo com a regra da automação. Por fim, você seleciona o que deverá ser feito, por exemplo, quando um arquivo for carregado você pode criar uma tarefa de verificação ou aprovação para um determinado usuário, ou quando uma tarefa for concluída, você pode mover o arquivo de uma pasta para outra.

Você pode colocar mais de uma verificação em uma regra de automação, criando assim um workflow.

Como disse no começo do post, os usuários precisam ter direitos específicos para criar regras de automação e pensando nisso, a IBM e a BOX estão desenvolvendo o BOX Relay, que será lançado nos próximos meses e trará a possibilidade de criação de workflows por qualquer usuário que tenha uma conta de BOX. Sobre essa nova funcionalidade, falo um pouco mais para frente.