Recebendo arquivos

Quem já se deparou com uma situação onde necessitava receber um arquivo e não tinha como receber? Muitos já devem ter pensando, "posso receber por e-mail", mas em muitas empresas existe um limite de tamanho de mensagem recebida. Outros pensaram, "fácil vou criar uma conta em uma ferramenta free e recebo a informação", nesse caso ou o site é bloqueado ou você está abrindo um brecha de segurança. Criatividade não falta, o ponto é saber o tamanho do problema que esta criatividade pode criar.

A BOX veio justamente para ajudar essas empresas e seus colaboradores com o compartilhamento de arquivos com o mundo interno e externo. Em outro post eu já havia comentado um pouco, sobre segurança no compartilhamento de arquivos e nesse vou mostrar um pouco mas como podemos usar o BOX.

Quando você cria uma pasta no BOX, já pode convidar os usuários que irão compartilhar arquivos nesse espaço e definir o direito de cada um deles.

Figura 01 - Criação de uma pasta no BOX

Com a pasta criada, você pode convidar mais pessoas à participar ou até mesmo mudar o direito de acesso com dois cliques.

Figura 02 - Pasta criada e a alteração dos direitos de um usuário

Outras configurações que você pode colocar em uma pasta são formas de acesso e como a pasta irá receber informações dos usuários, veja a imagem abaixo:

Figura 03 - Como os usuários irão colaborar em uma pasta

Se você deseja mandar o link da pasta para os usuários, também pode evitar que esse seja repassado para outras pessoas. Outro recurso interessante é o de Marca d'Água, onde o BOX coloca uma camada sobre o documento informação o e-mail ou IP de onde o documento foi acessado e a data/hora, isso não altera o documento original, mas evita que usuários, por exemplo, tire uma foto e envie para outra pessoa uma informação confidencial.

Figura 04 - Configuração do link e Marca d'água

As ultimas configurações que temos para a pasta, é a possibilidade de receber os arquivos por e-mail, onde o BOX cria um endereço de e-mail para a pasta. Excluir a pasta ou remover os colaboradores em uma determinada data também é possível, e finalmente as configurações de notificação.

Figura 05 - Configurações de carregamento, automação e notificação

Como você pode ver, a quantidade de configurações que você pode fazer para uma pasta é grande e isso acaba também alavancando diferentes casos de uso para os usuários, onde não é só possível criar uma pasta para trabalhar com outras pessoas, mas também definir funções específicas para criar um processo de negocio.

No próximo post, vou falar sobre automação para depois juntar essas peças e montar um caso de negocio real.