Criando Modelos no Lotus Quickr

Quando estamos trabalhando em um projeto ou até mesmo no nosso dia-a-dia de rotinas normais, é muito comum encontrar modelos de documentos que facilitam o preenchimento e já vem com informações da empresa como logotipos, cores, etc. Modelos mais comuns que podemos encontrar são folha de rosto para fax, formulários de solicitação de compras, formulários de solicitação de manutenção, etc. Apesar de existirem esses modelos dentro das empresas as vezes fica muito difícil de encontrá-los, pois são colocado em diversos lugares como pastas compartilhadas. Para ajudar a resolver isso, podemos estar utilizando o Lotus Quickr.

Dentro do Lotus Quickr é possível incluir formulários, que servem como modelos de documentos. Uma grande vantagem é que esses modelos estarão disponíveis em um repositório centralizado, seguros, de fácil acesso e ainda com regras de workflow. Esse post é para demonstrar como podemos criar um modelo simples para folha de rosto de fax.

Para iniciar o nosso exemplo vou fazer o login no Lotus Quickr.

Figura 01 - Tela inicial do Lotus Quickr após o Login

Os modelos residem dentro de um Place, ou seja, para estar criando esse modelo de fax precisamos estar criando um novo Place. É claro que se você já tem um Place no Lotus Quickr basta só fazer os passos de criação do modelo. Para criar um novo place basta clicar em Create a Place. Os modelos são criados dentro de uma biblioteca que existe no Place. Para esse nosso exemplo vou estar utilizando o templace Library que contem uma biblioteca.

Figura 02 - Selecionando o Templace Library para a criação do Place.

Após a seleção do Templace basta preencher os campos como Nome do Place e qual será a URL para acessá-lo. Nesse exemplo o nome do Place será "Modelos de Documentos" e seu endereço (URL) será "doc-model".

Figura 03 - Preenchimento do nome e URL do Place

Clicando no botão Create o Lotus Quickr irá fazer a criação desse novo Place e após o término do processo, será apresentada a tela abaixo, que já irá trazer o link para acessar o Place.

Figura 04 - Tela com a confirmação da criação do Place e com a URL para acesso

Entrando no Place podemos visualizar nossa biblioteca. Se essa for a primeira vez que você acessa uma biblioteca do Lotus Quickr, será apresentada uma mensagem para instalar um plugin. Esse plugin facilitar o trabalho com uma biblioteca do Lotus Quickr. na tela abaixo você pode verificar uma imagem com a seguinte mensagem "Drag desktop files and folders here". Se o plugin estiver instalado basta arrastar arquivos sobre essa imagem e o Lotus Quickr irá iniciar o upload para a biblioteca.

Figura 05 - Tela inicial do Place

Como esse Place foi baseado no Templace Library, só existe uma página, que é a própria biblioteca do Place, porem ele pode ser customizado bastando clicar no link "customize" no topo-direito da página. As customizações devem ser feitas pelo gerente do Place. O gerente do Place não é o Administrador do Lotus Quickr, ele é a pessoa que criou o Place e, caso necessário, podem ser incluídos outros gerentes ao Place.

Para a criação do novo modelo dentro da biblioteca, você precisa ser gerente do Place.

Nesse exemplo, como já disse, vamos fazer um modelo de folha de rosto para fax e para isso estarei utilizando um modelo pronto do Microsoft Word. Abaixo você pode ver o modelo do Microsoft Word.

Figura 06 - Modelo de FAX contemporâneo do Microsoft Word

O primeiro passo para estar criando esse modelo é fazer o upload do modelo do Microsoft Word para dentro do Lotus Quickr. Dentro da biblioteca de documentos clique em Manage Library Elements... e abaixo dessa opção clique em Document Templates.

Figura 07 - Acessando o menu Manage Library Elements...

Você pode ver, na imagem seguinte, a tela de Document Templates. No Lotus Quickr é possível estar criando diversos modelos de documento em um biblioteca de um place. Para fazer um novo upload de documento basta clicar em Upload Template.

Figura 08 - Tela de Document Templates

Na tela de Upload, basta selecionar o arquivo e informar o nome do Template, após isso clique em Save para o Lotus Quickr gravar o documento. O modelo que estou utilizando é um arquivo .doc normal e não é o .dot do Microsoft Word.

Figura 09 - Upload de um documento na biblioteca de templates

O próximo passo, mas não é obrigatório, é a criação de uma uma tabela de propriedades. Essa tabela pode ser considerada uma extensão dos metadados de um documento. Para criar uma nova tabela de propriedades clique sobre a opção Property Sheets e após clique no botão Create Property Sheet.

Figura 10 - Tela de Property Sheets do Lotus Quickr

A tabela de propriedades é bastante simples de estar criando, basta informar o título e depois selecionar o tipo de campo que você quer criar. Quando você seleciona o tipo de campo, o Lotus Quickr vai alimentando a página que fica abaixo do título. Para fazer a alteração das propriedades de um campo, basta selecioná-lo e o Lotus Quickr irá mostrar suas propriedades. O campos que você cria podem ser utilizando pela ferramenta de search do Lotus Quickr. Após incluir todos os campos desejáveis basta clicar no botão Create.

Figura 11 - Criando uma tabela de propriedades

O próximo passo é criar um novo tipo de documento e para isso basta clicar no link Document Types. Entrando na tela clique no botão Create Document Type.

Figura 12 - Tela inicial de Document Types

O formulário de criação é bastante simples e intuitivo. Inicialmente você informa o nome e descrição. Após, informe qual será a extensão do documento. Como estamos trabalhando em um documento baseando em um modelo do Microsoft Word a extensão deverá ser doc (não é necessário colocar o "ponto" antes de "doc"). Na opção Template, selecione o modelo que criamos anteriormente, que é o Modelo de FAX. Você pode notar que após a seleção do template, o Lotus Quickr já inclui a extensão ao final do nome. Em Property Sheets selecione nossa tabela de propriedades que criamos. A próxima opção é relacionada ao versionamento dos documentos que são criados com esse modelo. A última opção está relacionada com workflow, onde você pode estar selecionando a melhor opção para o tipo de aprovação (Paralela ou Serial) e depois estar incluindo todos os aprovadores para esse documento. Nesse modelo estou colocando somente um aprovador, somente para demonstrar. Terminando o preenchimento dos formulários clique em Create.

Figura 13 - Preenchendo o formulário de Document Type

Terminando essa primeira fase, basta fazer a customização do menu create da biblioteca para incluir esse novo modelo. Para isso volte a tela inicial da biblioteca e clique no botão Create, nele selecione a opção Customize this menu...

Figura 14 - Entrando na opção de customização do menu Create

No formulário do menu create clique em Add More... e selecione o Document Type que foi criado anteriormente. Ao final você verá essa opção no menu, clique em OK para continuar.

Figura 15 - Adicionando o modelo de FAX ao menu Create da biblioteca

Com isso terminamos a inclusão de um modelo de documento dentro da biblioteca.

Criando um documento baseado em um modelo customizado

Veja os passos abaixo para criar um documento baseado em nosso modelo de FAX.

	Clique no menu Create e após clique na opção Modelo de FAX (doc).
	O Lotus Quickr irá abrir a tela de propriedades do modelo de fax, onde você deverá informar o nome do documento que irá criar e os campos auxiliares. Quando terminar o preenchimento clique no botão Create.
	O Lotus Quickr irá começar a fazer o download do modelo e irá abrir o Microsoft Word para editar o documento.
	No Microsoft Word você irá preencher o documento normalmente e por fim salvar e fechar.
	Após fechar o Microsoft Word (ou simplesmente fechar o documento que estava editando), o Lotus Quickr irá apresentar as opções ao lado, onde você poderá salvar o documento como um rascunho ou submeter para aprovação. Lembre-se que esse modelo tem workflow, por isso existe a opção de submeter para aprovação. Nesse exemplo eu cliquei sobre a opção Submit for Approval, para iniciar o workflow.
	Após o Lotus Quickr fazer o upload do documento, você pode vê-lo na visualização Drafts to Approval.
	Se o aprovador deixar o mouse sobre o título do documento poderá ver uma janela com o resumo e a primeira página do documento.
	Clicando sobre o menu ao lado do título, o aprovador poderá ver as opções para aprovar ou rejeitar o documento. Nesse exemplo eu cliquei em Approval para para publicar o documento.
	Após a aprovação do documento todos os usuários podem estar visualizando o documento. Caso ele tenha sido criado em uma pasta com restrições de acesso, somente os usuários com direito poderão ver o documento.
	Clicando em comments, um usuário poderá estar adicionando comentários para o documento como é mostrado na figura ao lado.
	Nessa última imagem é mostrado o documento com o comentário.

Com isso terminamos nosso exemplo para incluir modelos dentro de uma biblioteca do Lotus Quickr.